Conditions générales de prestations de Matters ! Group.

Généralités

1. Conditions du mandat

Les dispositions suivantes règlent les relations entre le client et les entités de Matters ! Group et font partie intégrante du mandat.

Matters! Group est composé des entités suivantes : Marvelous Digital, Clikz, Yuzzzu et moonlab. Elles sont désignées ci-après par le terme « Agence ».

2. Forme écrite

Toute dérogation aux présentes dispositions doit faire l'objet d'une convention écrite.

Bases du mandat

3. Prestations de Matters ! Group.

L’Agence est appelée à fournir les prestations suivantes dans les domaines de la communication digitale et du développement :

• a. Travaux préalables et planification (définition des besoins)
• b. Conception et planning stratégique (wireframes, mock-ups, concepts créatifs, campagnes digitales)
• c. Conception détaillée et exécution (design, contenu statique et animé, copywriting, configurations, développement, testing, set-up & optimisation des campagnes digitales)
• d. Supervision de la réalisation.     
• e. Maintenance et développement continu, optimisations

4. Bonne foi, secret professionnel

L’Agence s'engage à exécuter le mandat qui lui est confié, selon les règles du métier, avec diligence et au plus près de sa conscience professionnelle.

Elle est tenue au secret professionnel sur toutes informations communiquées par le client ainsi que sur celles dont elle a eu connaissance dans le cadre du mandat.

5. Droit d'auteur et propriété intellectuelle

Les droits d'auteur sur toutes les œuvres originales créées par l’Agence (photographies, vidéos, illustrations, etc.) appartiennent à l’Agence. Celle-ci a le droit d'en disposer librement conformément aux dispositions de la loi fédérale sur le droit d'auteur et les droits voisins du 9 octobre 1992. En conséquence, le client n'est pas autorisé à modifier la conception ou des détails des œuvres de l’Agence sans autorisation écrite de celle-ci.

Concernant les sites web, suite au paiement de la rémunération pour chaque mandat spécifique, l’Agence cède au client pour le monde entier, à titre exclusif et pour une durée illimitée et irrévocable, les droits de propriété intellectuelle développés dans le cadre du projet digital, notamment les droits d'auteur, les designs et les marques. Les droits concédés concernent avant tout - mais pas exclusivement - le droit de reproduction et le droit de représentation ainsi que le droit de distribution (adaptation, modification, communication et mise à disposition du public, exploitation des œuvres en tout ou partie sur tout support et/ou sous quelle que forme que ce soit, en tout format et par tout procédé y compris sur Internet et de les utiliser à titre promotionnel et commercial). 

Sont exceptés de ce transfert de propriété intellectuelle, les codes sources ou des mécanismes que l’Agence a développés en interne, indépendamment du projet.

Pour les travaux que l’Agence a confiés entièrement ou en partie à des tiers ou impliquant l’utilisation de sources de tiers, les droits de propriété intellectuelle doivent être obtenus et cédés au client de la même manière comme défini dans cet article. Si ceci ne devait pas être possible ou seulement d'une façon limitée dans un cas particulier, l’Agence a le devoir d'en informer le client avant que le mandat soit confié au tiers ou la source de tiers utilisée et convenir de l'étendue d'un éventuel transfert de droits limité.

6. Nature et étendue de l'utilisation

Les dispositions contractuelles définies par écrit entre l’Agence et son client fixent la limite du cadre prévu pour l'utilisation des œuvres créées par l’Agence. En particulier, lesdites œuvres, ainsi que tout ou partie des documents remis au client qui ont servi à la réalisation du mandat doivent être utilisés exclusivement dans la limite prévue par le contrat définissant le mandat. Elles ne pourront en aucun cas être réutilisées par le client à d'autres fins.

A défaut de dispositions contraires, le cadre, la durée et le rayon géographique d'utilisation sont limités à la première utilisation des œuvres créées par l’Agence.

En cas d'utilisation en dehors de ce qui est prévu par le contrat, le client devra requérir l'autorisation de l’Agence et convenir d'une rémunération.

7. Matériel remis par le client

Pour toute modification, adaptation ou transformation d'œuvres de tiers (par ex. travaux de conception, photos, textes, modèles, données électroniques, etc.), l’Agence admet, en l'absence de réserve expresse du client, que l'autorisation d'utilisation existe et qu'en conséquence elle n'entraînera pas de violation des droits de tiers.

8. Fournisseurs et prestataires extérieurs

Dans le cadre d'un mandat, l’Agence peut commander à des tiers, au nom et pour le compte du client ou en son nom propre, des prestations nécessaires à la réalisation de projets ou tout autre document ou matériel.

Les éventuelles commissions d'agence et de fournisseurs en rapport avec des commandes reviennent expressément à l’Agence. Elles pourront être rétrocédées au client dans le cas où les prestations résultant de l'exécution et de la surveillance des travaux de production sont entièrement facturées au client.

9. Conservation / Archivage des documents

L’Agence est tenue de conserver, à son siège professionnel et pendant un an dès la fin du mandat les documents, maquettes, codes informatiques, etc. relatifs au mandat. Au-delà et en l'absence de dispositions particulières formulées par écrit, l’Agence n'est pas tenue de les conserver. Dans la nécessité de conserver des documents sur une plus longue période, une clause séparée sera stipulée par écrit.

Lors de travaux importants, l’Agence peut facturer les supports de données utilisés.

10. Remise des documents originaux destinés à l'impression

Les documents originaux destinés à l'impression (fichiers mis au net, données électroniques, illustrations, etc.) restent la propriété exclusive de l’Agence et sont mis à disposition du client uniquement à des fins d'utilisation dans le but prévu par le contrat. 

11. Mise au concours 

L’Agence peut participer à des mises au concours formulées par écrit etqui offrent des conditions de participation identiques pour tous les participants . Les noms de l'ensemble des participants doivent être portés à la connaissance des autres concurrents. La rémunération de base sera identique pour chacun.

Honoraires

12. Discussion préalable d'un mandat

Dans la règle, le premier entretien pour un mandat de conception est gratuit.

13. Bases pour le devis estimatif et le calcul des honoraires

• L’Agence soumet au client un devis estimatif écrit pour ses prestations. Ce dernier est effectué hors taxes et comprend :
• a. Les données pour la détermination du tarif horaire ou journalier
• b. Un descriptif définissant la nature des prestations fournies dans le cadre du mandat.
• c. Les exceptions ou les clauses spécifiques liées au mandat.

En conséquence, les honoraires de l’Agence se calculent sur la base du temps consacré et du tarif horaire ou journalier individuel déterminé.

Les plus-values résultant de données modifiées de la commande seront notifiées en temps utile au client par l’Agence,qui fournira la justification lors du décompte final.

Les prestations fournies englobent tout ce qui est explicitement listé dans le devis. Tout ce qui n'est pas explicitement listé dans le devis ne fait pas partie des prestations. Toute prestation complémentaire fera l'objet d'un devis supplémentaire.

L’Agence se réserve le droit de modifier ou d’adapter les devis en conséquence lorsque le cahier des charges évolue, si les principes de collaboration évoluent de façon significative ou si le planning est retardé pour toute cause non imputable à l’Agence.

14. Dépenses et frais de mandat

Le client rembourse l’Agence tous les frais raisonnables de mandat encourus pour le compte du client ou en relation avec le travail à fournir, pour autant que ces dépenses aient étés autorisées par écrit par le client. L’Agence doit pouvoir justifier de telles dépenses en fournissant les pièces comptables respectives. Ces frais incluent, à titre non exhaustif, les dépenses suivantes :

• a. Frais de déplacement  encourus par un employé de l’Agence ou un sous-traitant et validées par le client ;
•  b. Frais directs de mandats (achats d’images, licences, polices de caractère, outils digitaux, matériel, échantillons, transport, dédouanement, etc.) ;
• c. Software/Hardware : dépenses associées à l’achat de produits et technologies, y compris les licences y relatives. 

15. Réduction ou annulation de la commande

Les honoraires sont dus à l’Agence pour tout ou partie de chacune des phases de travail. En cas de réduction ou d'annulation de la commande, l’Agence a droit aux honoraires sur le travail déjà réalisé, conformément aux dispositions qui précèdent et celles prévues dans les devis. L’Agence a en outre droit :

• a. au remboursement des frais et avances consentis à des tiers ;
• b. à la réparation de tout autre préjudice découlant de la réduction ou de l'annulation ;
• c. d'utiliser à d'autres fins son travail réalisé jusqu'au moment de l'annulation de la commande.

16. Décompte final

Pour le calcul de ses prestations, l’Agence établit le décompte final sur la base de son devis estimatif, auquel elle ajoutera la TVA en vigueur applicable.

Pour les achats en devise étrangère, le montant facturé peut varier par rapport au devis initial en raison du taux de change en vigueur à la date du paiement.

17. Conditions de paiement

Au terme de chaque phase de travail, l’Agence établit sa facture, payable à 20 jours à dater de son émission et sans déduction.

Pour tout nouveau client, ou lors de travaux importants se déroulant sur une longue période ou lors d’interventions de fournisseurs extérieurs payés directement par l’Agence, celle-ci est en droit de demander des versements d'acomptes.

18. Responsabilités

18.1 Responsabilités du client :

(a)  Désigne un contact unique pour chaque mandat. 

(b) S’assure que l’objet du mandat est conforme aux lois et règlements en vigueur et supporte tous les coûts associés avec son utilisation. 

(c) Obtient avec l’aide de l’Agence mais à ses propres frais, les droits d’utilisation et de licences tierces nécessaires à l’exécution et à l’exploitation du mandat. 

(d) Fournit au personnel un accès raisonnable à ses ressources, équipements et programmes dans un délai raisonnable pour la bonne exécution du mandat.

(e) Prend acte que la capacité à exécuter le mandat dépend étroitement de sa capacité à fournir des éléments clairs et valables dans un délai déterminé. Ces éléments comprennent entre autres des informations, données, instructions, équipements, programmes informatiques, assistance, spécifications et paiements. L’Agence ne peut être tenue responsable de délais non respectés résultants de manquements du client à fournir les éléments requis ou leurs éventuelles modifications.

(f) Notifie immédiatement à l’Agence tout retard à fournir les éléments dont il a la responsabilité et fournit l’assistance requise pour résoudre ce retard ou tout autre défaut communiqué par l’Agence.      

(g) Adopte un comportement loyal et de bonne foi ; chacune des parties s’engage à toujours se comporter - vis- à-vis de l’autre partie - comme un partenaire loyal et de bonne foi et notamment, à notifier sans délai à l’autre partie, tout différend ou toute difficulté qu’elle pourrait rencontrer dans le cadre de l’exécution de la relation contractuelle.

18.2 Responsabilités de l’Agence

(a) Désigne un chef de projet responsable du mandat 

(b) Assigne les ressources nécessaires pour exécuter le mandat

(c) Notifie immédiatement au client tout retard à fournir les éléments dont elle a la responsabilité et fournit l’assistance requise pour résoudre ce retard.

(d) Conserve les justificatifs relatifs aux frais facturés au client. 

L’Agence ne pourra être tenu responsable vis-à-vis du client de tout préjudice direct ou indirect découlant de l’exécution des présentes conditions, de la mise en œuvre des applications qu’elle développe et livre au client.

Cette décharge de responsabilité est également applicable dans le cas où une application doit être distribuée via un système propriétaire impliquant une validation selon des critères propres à ce moyen de distribution (exemple : AppStore d’Apple, pour des applications iOS) et que l’application est refusée de manière définitive pour des raisons qui ne peuvent pas être corrigées (p. ex. soumission d’une application de loterie, alors que les règles de publication de l’AppStore d’Apple interdisent ce type d’applications).

Spécifications écrites

Les travaux impliquant du développement de code informatique doivent impérativement être spécifiés par écrit. La forme de ces spécifications peut varier (textes, schémas, …) mais doit décrire le développement à effectuer de manière exhaustive.

Ces spécifications doivent être validées par le client avant le début de la phase de développement.

Tous les développements ne découlant pas de manière évidente des spécifications écrites seront, sauf avis contraire, facturés en sus sur une base horaire.

Compatibilité

Sauf si différemment demandé par le client, l’Agence développe ses applications en utilisant les dernières versions stables et publiques de chaque technologie employée (version OS, navigateur, etc.) disponible au début du développement. Les développements des designs web sont conçus, sauf si différemment définis, pour s’afficher de manière optimale sur des écrans de résolution les plus courantes au moment du début du la conception. L’offre initiale n’inclut pas les adaptations d’applications ou de résolution résultant d’une évolution des technologies ou des usages après le début du développement.

Procédure d’acceptation

Une phase de test va permettre d’identifier les éventuelles anomalies qui seront corrigées par l’Agence dans le cadre des spécifications convenues. Une fois le développement finalisé et approuvé par le client (migré en production), le projet est considéré comme clos et entre alors dans la phase de garantie ou de maintenance. 

Garantie

Dès la mise en production officielle de l’application, les développements livrés sur la base des spécifications sont soumis à 30 jours de garantie pour tous les défauts communiqués à l’Agence,. Passé ce délai, toutes les erreurs et anomalies seront gérées dans le cadre d'un contrat de maintenance (si disponible) ou séparément budgétisées au cas par cas.

Si la mise en production se fait par phase (releases), le délai de 30 jours s’applique à chacune des phases.

Lorsque les applications produites doivent être distribuées via un système propriétaire impliquant une validation selon des critères propres à ce moyen de distribution (exemple : AppStore d’Apple, pour des applications iOS), l’Agence s’engage à respecter les guidelines du moment mais ne peut en garantir l’acceptation. Le refus de l’application par le canal de distribution tiers ne constitue pas un cas de garantie et les éventuelles modifications seront facturées en sus. 

Communication de l’Agence

L’Agence est autorisée à reproduire ses travaux pour sa documentation personnelle (justificatifs de ses prestations) ou pour publication de son travail. 

Dispositions légales

19. Droit applicable

Le droit suisse est applicable aux relations entre le client et l’Agence.

En l'absence de dispositions particulières convenues dans les présentes Conditions générales du mandat, les dispositions du Code suisse des Obligations (CO). art. 394 ss sur le mandat simple, s'appliquent.

20. For juridique

Le for juridique est à Vevey.

Politique de protection des données personnelles

Définitions

Les termes suivants avec une majuscule sont définis de la manière suivante :

Agence : Marvelous Digital SA ou ses affiliés

Client : désigne la personne physique ou morale, qui dans le cadre de son activité mandate l’Agence. 

Contrat : désigne les Conditions Générales de l’Agence et le Devis.

Devis : désigne la proposition commerciale de l’Agence établie en fonction des besoins et attentes du Client, déterminée sur la base des documents et informations fournis.

Données Client : désigne l’ensemble des informations et données du Client y compris toutes Données Personnelles, saisies, entrées ou téléchargées.

Données Personnelles : désigne les données qui, au sens de la Législation relative à la protection des Données Personnelles permettent de désigner ou d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique.

Information Client : désigne toute information ou donnée fournie par le Client pour permettre à l’Agence d’exécuter le mandat.

Législation relative à la protection des Données Personnelles : désigne toutes lois et tous règlements en matière de protection des Données Personnelles, applicables à l’une ou l’autre des Parties dans le cadre du présent Contrat. En particulier la nLPD Suisse (état au 01.09.2023).

Services : désigne l’ensemble des services proposés par l’Agence tels que décrits à l’Article 3.

Utilisateur : désigne toute personne habilitée par le Client à utiliser les Services. 

Finalités du traitement

Dans ce cadre, le Client est considéré comme le responsable de traitement des Données Personnelles et l’Agence comme sous-traitant agissant pour le compte et selon les instructions du Client.

La finalité du traitement est la fourniture des Services telle que décrite à l’Article 3 et détaillée dans le Devis. Pour l’exécution des Services, le Responsable de traitement met à la disposition du Sous-traitant les informations nécessaires.

Obligations du Client

Le Client est le responsable de traitement des données personnelles collectées par l’Agence. Il doit s'assurer que les traitements sont conformes à la loi sur la Protection des Données.

Il s’engage à :

• fournir à l’Agence les données nécessaires à l’exécution du Service,
• documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par l’Agence,
• veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par la loi sur la Protection de Données de la part de l’Agence.

Obligations de l’Agence

En sa qualité de Sous-traitant, l’Agence s’engage à :

• traiter les Données Personnelles uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance, sauf instruction complémentaire du Client.
• traiter les Données Personnelles exclusivement et conformément aux instructions documentées du Client au fur et à mesure de l’exécution du Contrat, à moins qu’elle ne soit tenue d’y procéder en vertu d’une obligation légale. Dans ce cas, l’Agence informe le Client de cette obligation juridique.

Si l’Agence considère qu’une instruction constitue une violation de la loi relative à la protection des données, elle en informe immédiatement le Client.

En outre, si l’Agence est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel elle est soumise, elle doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

• garantir la confidentialité des Données Personnelles traitées dans le cadre du présent Contrat. Ainsi, l’Agence n’accorde aux membres de son personnel l’accès aux Données Personnelles faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat.
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles en vertu du présent Contrat :
  • s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité,
  • reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.
• prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

L’Agence dispose de l’autorisation générale du responsable du traitement pour ce qui est du recrutement de sous-traitants ultérieurs. Lorsque L’Agence recrute pour le compte du Client un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques , elle en informe le Client et veille à ce que le sous-traitant ultérieur respecte les obligations auxquelles il est lui-même soumis en vertu des présentes clauses et de la Loi sur la Protection des Données. 

Sécurité des données

L’Agence s’engage à mettre en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment des mesures physiques, matérielles et logicielles, pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des Données Client ou des Utilisateurs finaux des Services.

Durée de conservation des données

Dans un délai d’un an à compter de l’expiration du Contrat avec le Client, l’Agence s’engage à détruire toutes les Données Client et à ne conserver que les données nécessaires à l’exécution de ses obligations légales.

S’agissant des Données relatives à un Utilisateur, l’Agence s’engage à les détruire un an après la fermeture du Compte Client concerné.

Droits des personnes concernées

Dans la mesure du possible, l’Agence doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Notification des violations de données

L’Agence notifie au Responsable de traitement toute violation de Données Personnelles dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance et par le moyen suivant : par email avec accusé de réception.

Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Responsable de traitement de notifier, si nécessaire,  cette violation à l’autorité de contrôle compétente.