Six villages, une équipe, un mandat taille XXL
Campagnes & contenus
5 min
De Cayan Frey
Il y a des mandats qui sortent de l'ordinaire. Pas parce qu'ils sont plus techniques ou plus complexes que les autres. Mais parce qu'ils se vivent différemment. Celui-là, nous ne l'oublierons pas de sitôt.
Notre client nous a confié la conception et le déploiement de six espaces dédiés aux athlètes, répartis dans autant de villages sur deux territoires. Six espaces pensés pour accueillir des milliers de sportifs venus des quatre coins de la planète, pendant cinq semaines intenses.
Un volume de production qu'on sous-estime souvent
Avant de parler d'activations et d'expériences, il y a la réalité de la production. Et sur ce projet, elle était conséquente.
- Plus de 200 fichiers print produits (signalétique, campagnes, habillage des espaces, etc.)
- 6 sites avec adaptations locales
- Des formats très variés, du petit support jusqu’à des totems grand format (~2 m)
- Plusieurs types de matériaux utilisés selon les besoins : mesh, forex, stickers, papier
Chaque site avait ses propres contraintes techniques et ses propres espaces. Nous avons maintenu une identité globale tout en adaptant chaque déclinaison au contexte local. Sur six sites en parallèle. C'est ce type de rigueur qu'on ne voit pas toujours depuis l'extérieur d'un projet.
Deux espaces, deux approches
Tous les espaces ne fonctionnaient pas de la même façon. Il y avait deux logiques distinctes, et chacune demandait une approche différente.
La House
L'enjeu n'était pas simplement d'afficher une campagne, mais de la traduire dans l'espace. Intégration dans les murs, le mobilier, les activations. Le tout devait tenir sur cinq semaines de fort passage, et assurer une continuité entre ce qu'on vit dans le digital et ce qu'on ressent sur place.
La Mind Zone
Un espace conçu pour être calme et relaxant. Moins d'activation, plus d'atmosphère. Une approche plus introspective, pensée comme un contrepoint à l'énergie des autres espaces — un vrai rôle d'équilibre dans l'expérience globale des athlètes.
La cohérence entre ces deux univers, et leur continuité avec le digital, était au cœur du brief. Ce n'est pas un détail de mise en scène, c'est ce qui fait qu'un espace fonctionne vraiment.
Les activations numériques
C'est notre cœur de métier, et on lui a réservé une place centrale dans chaque espace.
- Un photobooth entièrement personnalisé pour que les athlètes repartent avec un souvenir unique.
- Une borne d'arcade gigantesque avec des mini-jeux développés sur-mesure — parce que même les meilleurs sportifs du monde ont envie de jouer.
- Un jeu éducatif interactif pour gagner des pins exclusifs. Et ça, c'est peut-être l'activation dont nous sommes le plus fiers.
A propos des pins
Si vous n'êtes pas familier avec la culture de ces grands événements sportifs internationaux, les pins sont une tradition à part entière. Les athlètes, les officiels, les bénévoles — tout le monde les collectionne, les échange, les chasse. C'est un rituel social qui dépasse largement le simple objet souvenir. Lors de cet événement, l'engouement a été immense : des files d'attente se formaient, des échanges s'organisaient entre délégations, et certains pins étaient devenus rares dès les premiers jours. Nous avons conçu un jeu éducatif où les athlètes répondaient à des questions pour débloquer des pins exclusifs — des objets impossibles à obtenir ailleurs. Le résultat : une activation très fréquentée, et des pins qui ont circulé bien au-delà des villages.
Reprenons
Il y avait aussi des stations de vote et les campagnes marketing de notre client, intégrées directement dans les espaces. Chaque élément devait fonctionner, être beau, et tenir pendant cinq semaines. Pas de droit à l'erreur.
En parallèle des activations physiques, nous avons continué à faire évoluer le site web et les applications mobiles de notre client pour que tout soit prêt pour l'événement. Le tout en simultané. C'est ce genre de coordination qui différencie les projets ordinaires des projets marquants.
La complexité opérationnelle, l'autre partie du travail
Ce qu'on ne montre pas toujours dans un case study, c'est tout ce qui se passe en coulisses. Et sur ce projet, il y avait une vraie complexité à gérer.
Coordination simultanée des équipes design, production et construction. Déploiement en parallèle sur plusieurs sites, avec des conditions d'installation parfois compliquées car certains espaces n'étaient pas totalement prêts à notre arrivée. Et pendant ce temps, le digital continuait d'évoluer : site web et applications mobiles en développement actif, pour que tout soit prêt au premier jour.
L'équipe derrière tout ça
Pour le déploiement initial, une douzaine de personnes de notre équipe, en plus des équipes de nos partenaires logistiques. Puis, pendant toute la durée de l'événement, sept personnes sur le terrain — chaque jour, pendant cinq semaines.
Ce n'est pas rien. Ce type de projet teste la cohésion d'une équipe comme peu d'autres le font. Nous sommes loin du confort du bureau. Les imprévus arrivent vite, les délais sont serrés, et il faut rester fiable quand tout bouge autour de vous.
L'équipe a tenu. Nous avons livré l'intégralité du mandat. Et franchement, c'est la fierté que nous retenons avant tout le reste.
Ce que ça nous apporte
Vivre un événement planétaire de l'intérieur, c'est une expérience à part. Nous ne parlons pas simplement d'un projet livré — nous parlons d'un projet vécu. Les athlètes qui interagissent avec vos créations, les réactions en temps réel, l'énergie d'un lieu qui rassemble le monde entier.
Ça renforce quelque chose dans une équipe. La certitude de pouvoir prendre en charge des projets d'une ampleur que nous ne pensions peut-être pas si proche.
Nous sommes fiers de ce que nous avons construit. Et nous avons hâte du prochain.
